ごみデータ、管理できてますか?

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 ディスク容量の向上や低価格なハードウエアの出現、手軽な大容量記憶媒体(USBメモリやNAS等)の出現等により、以前にくらべ、容量を気にせずにどこにでもデータをおくことができるようになりました。
 データの種類により保持する空間を管理する必要が出てきていますが、最終成果物の格納空間は決まっているものの、作業中データや、日の目を見なかったデータ(資料)等が皆さんのデスクトップやPCのディスク、メール、作業用サーバデータエリア等にデータのゴミとして散在しているのではないでしょうか。
 実はそのごみをうまく管理・処理できているかで、個人のビジネスマンとしての一側面の資質がみえます。

 机が整理されていないと、やはり仕事はうまくできません。同様にPCでのデータが整理されていないと、仕事はうまくできないのです。
 表面的なクリアデスクを実施しても、机のなかはぐちゃぐちゃ。クリアデスクトップを実施しても、ハードディスクや管理すべきデータエリアはデータのごみだらけ。
 
企業として、ビジネスで利用している社員が保有するデータを適切に管理するには、いくつかの方法があります。定期的にPCリプレースを行い、強制的にPC環境のリフレッシュをさせる方法。データ管理の方法を教育し、個別に管理させ、随時実施されているか検査する方法。シンクライアントを採用しデスクトップ環境を一元管理しデータをサーバに一括収容する方法。などなど。
 皆さんの会社はどのような方法をとっていますか。適切な運用ができ、統制はとれていますか。管理が目的になってしまい、ビジネスに悪影響がでてしまっていませんか。なかなかうまく運用できておらず、結果放置してしまっているのが実情ではないでしょうか。
対策はさまざまありますが、キーポイントは学習と教育になるでしょう。昨今、情報リテラシーが高い個人がビジネス上キーパーソンになることが多いようです。多くの優秀な人材を育てるためには、企業として情報リテラシー能力を高める教育が必要です。
また、システム構築や運用の現場では、システムを理解し、運用を統率できるビジネス側の人材は、実務上各部門の中心人物が多いように見受けられます。そのような人材が育つ教育環境・学習環境が必要です。そのような人物が皆さんのビジネスを牽引していくのではないでしょうか。

ITスキルを磨き、情報リテラシーを高め、データのごみを生まず(=適切に管理し)に仕事ができるように常日頃から意識できれば、きっと仕事に好影響がでるとでしょう。

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2011年12月01日 (木)

青山システムコンサルティング株式会社

嶋田秀光