会議を効果的に行うために

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 私たちは日常、数々の会議を行いますが、非効率な会議や目的を達成できない会議が少なくありません。
 会議1回当りのコストを参加者の拘束時間で試算すると、時給換算で4千円の社員10人が2時間参加する会議では、8万円(4千円×10人×2時間)にもなります。企業の会議への投資を有効なものにするために、効果的な会議運営は重要課題と言えます。

 今回は、既に実践されている方も多いかと思いますが、改めて会議を効果的に行うポイントを整理したいと思います。

1.会議のゴール設定

 情報共有・アイディア創出・プラン決定等といったゴールの分類をした上で、どこまで議論するかを明確にします。そうすれば議論の収集がつかないといったリスクを回避できます。

良い例 「A店舗の売上増加のための施策案のアイディア洗い出し(次回は施策決定と実行計画策定)」
悪い例 「A店舗の売上増加について」

 ここで重要なのは、会議冒頭で参加者にゴールについて理解させ共有することです。会議後に議論の結果が記入できるような、アウトプット資料を提示しておくとより効果的です。

2.議論のプロセス作成

 ゴールを達成するためには、どのような順序で議論をすべきかを考えます。そして議題と順序をアジェンダ資料に記入します。参加者は事前に議論の流れを把握することで、自分がいつどのような発言をするべきかイメージすることができ、円滑で合理的な会議進行につながります。
 尚、目標時間が無いとずるずると議論が続いてしまい、全ての議題が消化できないリスクがあるので、各議題に時間を設定し目標を事前に共有することが重要です。

例:
(1) 売上増加施策が必要となる背景の共有:10分
(2) 予算未達成の原因分析:20分
(3) 売上増加のためのアイディアの抽出:20分
(4) 次回までのタスクの整理(アイディアの有効性検証等):10分

3.議事録作成

 議事録作成は省略されがちですが、他にアウトプットとなる資料が無い場合、唯一の成果物になるので重要な作業と言えます。
 議事録には、以下のような目的があることを意識し、その重要度に応じた記載レベルで作成します。

・会議に参加できなかった人への情報共有
・議論の認識相違の確認
・意思決定の証拠残し
・アクションアイテムの記録

 以上で挙げたポイントはどれも当たり前のことですが、実践できていないケースが少なくないのではないでしょうか。これだけの事をやるだけでも、会議はより効果的になります。

2011年10月01日 (土)

青山システムコンサルティング株式会社

池田洋之