リモート会議におけるコミュニケーションの留意点

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新型コロナウィルス(COVID-19)対策として、リモートワークの環境整備を検討されている方は多いのではないでしょうか。
私のクライアントでは、リモートワークの環境が整備されていて、Web会議やチャットツールでコミュニケーションをとれています。
今でこそリモート会議でのコミュニケーションに慣れてきましたが、実施当初は苦労しました。
本コラムでは、リモート会議でのコミュニケーションの留意点をご紹介します。

コミュニケーションは、バーバルコミュニケーション(言語を用いたコミュニケーション)とノンバーバルコミュニケーション(表情などの言語以外のコミュニケーション)に分類できます。

バーバルコミュニケーションが重要になるのが、画面共有やビデオ機能が利用できない音声のみの電話会議です。ネットワーク回線が安定しないなどの理由で、電話会議を強いられる状況を想像してください。
例えば、ある資料の図表を説明する際に、対面や画面共有ができている環境であれば「『ここ』をご覧ください」のように指し示すことができます。
一方で、電話会議は事前に資料を配布したうえで、図表のどこを説明しているのかを具体的に伝える必要があります。また、相対的な表現にも注意が必要です。
例えば、資料のページを遷移する際に、上記と同じ環境であれば発信者が資料のページ遷移をコントロールできます。
一方で、電話会議では「『次の』ページに移ってください」ではなく、絶対的なページ数を伝えた方が分かりやすいでしょう。

では、画面共有やビデオ機能が利用できるWeb会議などであれば、すべてのコミュニケーションが対面と同様にスムーズかというと、そうではありません。
普段から何気なく受け取っているノンバーバルコミュニケーションの情報に注意が必要です。
10人程度の会議を想像してください。対面では、ファシリテーションに慣れた人であれば、全員を見渡して表情から発言意思を汲み取ることができると思います。
Web会議を同様の人数で行うと、表情から会議参加者の発言意思を汲み取ることは困難です。
リモート会議では、表情から発言意思を汲み取れる人数の上限が対面より少ないことに気を付けてください。
一定の人数を超えるリモート会議では、発言意思を示せる補助機能があるツールを選定したほうが良いでしょう。

皆さんも、本コラムに記載した留意点を意識してリモート会議を実施してみてはいかがでしょうか。

 

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2020年05月11日 (月)

青山システムコンサルティング株式会社

久保田一樹