ストーリーをもって業務改革に臨む

はじめに

社会の変化に適応するために、企業は変革を求められます。その一環として、業務改革に取り組まれている企業も多いのではないでしょうか。しかし、業務改革のプロジェクトが頓挫するケースは少なくありません。

今回は、私が今までに参画したプロジェクトから、成功に共通して実施していることを考察しました。

プロジェクト成功には納得感が必要

業務改革の多くは、企業のコスト・組織・業務プロセスなどを抜本的に見直し、再設計・再構築をする全体最適化の考えに則って推進します。企業全体の視点から考えるとプラスのイメージがありますが、その企業で働く従業員にとっては望まない取組みであることがあります。なぜならば、自分たちが現場で培ってきた改善活動を否定的に捉え、業務処理自体をなくすことや、標準化による部分最適の制限に繋がることがあるためです。そのため、反対勢力となる社員によって業務改革プロジェクトが計画倒れすることがあります。業務改革を成功に導くためには、社員のプロジェクトにおける納得感を大切にしなければなりません。

では、納得感とはなんでしょうか。それは、今まで培ってきた業務を切り捨ててでも、プロジェクトを実施する意義を感じられることです。つまり、業務改革プロジェクトの推進が社員共通で目指す企業ビジョンに必要不可欠な手段であることを説明することです。

「やるべきこと」ではなく、「ありたい姿」から論じる

業務改革プロジェクトで実施するテーマと企業ビジョン達成に強い因果関係を示すためには、立案段階で論じる順番を間違えてはいけません。業務改革プロジェクトで初めに論じるべきことはプロジェクト後の企業が「ありたい姿」を模索することです。企業ビジョン達成に必要な一手であることを見定めなければ、複数ある解決策から最善の手段は選択できません。また、業務改革の実施内容がビジョンと因果関係があることを示せず、社員に説明するための一貫性を確保しづらくなります。「ありたい姿」を明確にしたうえで、現状の問題点と解決策を調査していく順序が大切です。

多くの企業は現状把握を実施することから始まり、複数ある問題点に対する有効な手段を検討しています。「やるべきこと」を認知するまではよいですが、実行手段を検討し始めると業務改革プロジェクト自体を目的としたプランになり、企業ビジョンとの結びつきが希薄になります。個別の打てる手から進めたくなる気持ちも分かりますが、それはビジョンへの一貫性を保つどころか、場合によっては部分最適化に繋がりかねません。そのため、「やるべきこと」を吟味する前に、「ありたい姿」を定めることが重要です。

一貫性を担保するストーリー

ビジョンに繋がる改革案を立案したところで、社員に伝わらなければ意味がありません。社員に伝える方法の一つとして、業務改革プロジェクトをビジョン達成へのストーリーとして伝えていくことです。ストーリーの内容は、業務改革の実施テーマを選定するまでに至った経緯と考え抜いた理由です。作り上げたストーリーを社員に対してプロジェクト推進時に伝え続けることです。

業務改革に成功したプロジェクトでは、プロジェクト推進前に「ありたい姿」と「やるべきこと」の一貫性を保つためにストーリーを練り上げていました。「なぜその改革が必要なのか」「なぜその改革がビジョンに紐づくのか」をイメージしやすいストーリーに落とし込んでいたのです。アクションプランには落とし込めないプロジェクトへの想いを含め、ことあるごとにプロジェクト関係者へ語り、納得感を醸成していました。

ストーリーの構成要素はシンプルで、「From To Vision Because」です。

　・From（現在やるべきこと）

　　　自社の現状がどのような状態で、何を問題として抱えているのか

　・To（プロジェクト後にありたい姿）

　　　現状の問題点を解消させて、どのような状態になっていたいか

　・Vision（企業ビジョン）

　　　今後、企業が社会へどのような価値を提供していくのか

　・Because（取組みの理由）

　　　選定した問題点から変革しなければならない理由

　　　業務改革の達成がビジョンに繋がる理由

必要な要素は少ないですが、ストーリー作成に重要なことは「業務改革で取り組むことが現在の問題点を解消し、解消されることでビジョン達成にどのように近づけるのかを明確に示す」理由をシンプルに示すことです。

ストーリーを描けるのは誰か

ビジョンに紐づけたストーリーを描くことが出来るのは経営者でしかありません。経営戦略部や情報システム部、プロジェクト推進部隊は現状を調査し、課題の抽出と解決へのプロセスを描くことができます。また、ストーリーの構成要素を収集することも出来るでしょう。しかし、ビジョンへの一貫性を持たせたストーリーを描くことは経営者の役目です。成功する業務改革プロジェクトは、経営者が描く今後の戦略と意志を紡いだ業務改革のストーリーを創造することから始まります。

終わりに

業務改革プロジェクトには、社員が納得感を得るストーリーが大切です。もちろん、すべての社員に共感してもらうことはできません。しかし、大多数の社員に業務プロジェクトの意義を共感してもらい、各々がプロジェクトを主体的に取り組むための工夫は出来ます。必要に迫られて、手当たり次第に取り組むのではなく、まずはビジョンへのストーリーを描いてみてください。どんなに優れたプロジェクト計画でも、想いが含まれていなければ人は共感と行動に移せません。このコラムが業務改革の一助になれば幸いです。