業務改善の4原則

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■業務の“見える化”まではできたが・・・

上場企業及び上場企業の子会社・関連会社の多くは、昨年から今年にかけて、内部統制対応として業務フロー・業務記述書・リスクコントロールマトリックス(RCM)を作成し、現在の業務プロセスの見える化に取り組んだのではないでしょうか。見える化により、さまざまなリスクに対する統制手続き(コントロール)を明らかにし、実際に評価を行う事により、財務報告の信頼性は以前より高める事ができたことと思います。

 一方で、業務の見える化と財務諸表の信頼性向上はできても、業務の効率化やコスト削減といった業務改善まで実現できている企業はそれほど多くありません。実際に話を聞いてみると、どこから業務改善の手をつけたらいいのか分からないといった声を多く耳にしました。

■ECRS、これが業務改善の4原則

改善の視点を表す言葉としてECRSという言葉があります。

これは
E:Eliminate(排除/なくせないか)
C:Combine(結合/一緒にできないか)
R:Rearrange(交換/順序の変更はできないか)
S:Simplify(簡素化/単純化できないか)
の頭文字をとったものですが、製造業の業務改善などでよく使われている言葉です。

例えば、製造業では、製造する製品ごとに数多くの種類の部品がありますが、これをできるだけ共通化させることで、部品の調達コスト・管理コストの削減に取り組んでいます。これは、複数のものをできるだけ結合できないかといった視点で検討されており、ECRSの中のC(結合(Combine))の視点にあてはまります。
また、ECRSの中のR(交換(Rearrange))の視点では、より安価な材料へ交換、生産工程の入れ替え(交換)によるリードタイムの短縮などが改善の例として挙げられます。このように、改善のための視点を明確にし、それぞれの視点で検討することにより、改善の検討をスムーズに進める事ができます。

■ECRSの視点は製造業以外の業務改善にも有効

改善のためのECRSの視点は、製造業のみならず、販売・購買業務や会計業務を始めとした基幹業務にも非常に有効です。例えばEの排除(Eliminate)の視点では、日常の業務でムダと思われるものを探し排除できないかを検討していけばいいということになります。定期的にシステムから大量に出力される利用目的が不明な帳票や必要以上の形式だけの承認業務など真っ先に思い当たるものがあるのではないでしょうか。
また、Sの簡素化(Simplify)の視点では、特に作業時間を費やしている業務を洗い出し、詳細に分析し簡素化できないかを検討します。私の知っている企業でも、営業の見積作成業務に非常に作業時間を費やし困っていましたが、システムへの入力項目や承認ルールを簡素化する事で効率化できた例があります。

「業務改善」というと何か大掛かりな事をしなければならないといったイメージがありますが、まずはECRSの視点で、身近なところから着手してみてはいかがでしょうか。

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2009年01月30日 (金)

青山システムコンサルティング株式会社

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