コミュニケーションルールの計画と実行

プロジェクト失敗の要因として、『コミュニケーション不足でした』と回答が返ってくることが多くあります。
プロジェクト管理者やメンバーが、お互いの人となりや背景を知らない状況で、業務は円滑に進むでしょうか。

プロジェクト管理者の共有が漏れている、メンバーが進捗報告をしれてくれない、報告方法が人によって異なる・・
など対人関係を発端とした問題は発生します。

プロジェクト関係者全員が、高いコミュニケーションスキルを持ち合わせているわけではありませんので、
コミュニケーションルールを決めることによって、コミュニケーション不足を補うことが可能です。

コミュニケーションルールとは

誰に、いつ、どのような手段で伝えるのかを取り決めることによって、プロジェクト関係者同士の基本的なコミュニケーションを効率化したり、ミスを軽減したりすることができます。

全てのコミュニケーションを、ルール化することは難しいので、重要な会議や頻度が高い業務をルール化しても良いでしょう。

プロジェクトによって共有すべき情報や伝達対象者が異なるので、発生しうる情報や必要な対象者を洗い出し整理しておきます。
管理分類やフェーズに分け、誰にいつどのような手段で伝えるのかをルール化していきます。

コミュニケーションルール（例）

分類	情報	伝達者	対象者	タイミング	手段
進捗管理	進捗報告	PM	情シス部長	週次	進捗報告定例にて報告資料を共有
		PL	PM	週2回	進捗管理ツールにてスケジュールと報告資料を共有。
		開発メンバー全員	PL	日次	進捗管理ツールにてスケジュールと報告資料を共有。?

コミュニケーションルールを計画したら、ユーザーと合意形成をとり、プロジェクトメンバー全員にコミュニケーションルールを認知してもらいます。

PMもしくはPLは、プロジェクトメンバーがルールを守っているかチェックして、コミュニケーションが円滑に進むように推進していきます。

コミュニケーションルールを計画しただけでは、円滑にコミュニケーションが取れているとは言えません。
長期の大規模プロジェクトでは、ステークホルダーが多いため、コミュニケーションが上手く取れないメンバーが出てきてしまいます。
フェーズや状況によっては、コミュニケーションルールを見直すことも必要です。

最初からコミュニケーションルールを計画しているプロジェクトは、少ないと思います。

小規模プロジェクトでは、プロジェクト関係者が少ないので、コミュニケーションをとれるだろうと考えがちですが、ルールが曖昧なため、統制がとれない現場を私は多く見てきました。

コミュニケーションの質はプロジェクトの質に大きく影響します。コミュニケーション計画を忘れてしまうプロジェクトも多々見られますが、忘れずに必ず計画に入れましょう。