コミュニケーションルールの計画と実行

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プロジェクト失敗の要因として、『コミュニケーション不足でした』と回答が返ってくることが多くあります。

プロジェクト管理者やメンバーが、お互いの人となりや背景を知らない状況で、業務は円滑に進むでしょうか。

プロジェクト管理者の共有が漏れている、メンバーが進捗報告をしれてくれない、報告方法が人によって異なる・・

など対人関係を発端とした問題は発生します。

プロジェクト関係者全員が、高いコミュニケーションスキルを持ち合わせているわけではありませんので、

コミュニケーションルールを決めることによって、コミュニケーション不足を補うことが可能です。

 

コミュニケーションルールとは

誰に、いつ、どのような手段で伝えるのかを取り決めることによって、プロジェクト関係者同士の基本的なコミュニケーションを効率化したり、ミスを軽減したりすることができます。

全てのコミュニケーションを、ルール化することは難しいので、重要な会議や頻度が高い業務をルール化しても良いでしょう。

コミュニケーションルールの計画~実行

1. コミュニケーションルールの計画

プロジェクトによって共有すべき情報や伝達対象者が異なるので、発生しうる情報や必要な対象者を洗い出し整理しておきます。

管理分類やフェーズに分け、誰にいつどのような手段で伝えるのかをルール化していきます。

コミュニケーションルール(例)

分類 情報 伝達者 対象者 タイミング 手段
進捗管理 進捗報告 PM 情シス部長 週次 進捗報告定例にて報告資料を共有
PL PM 週2回 進捗管理ツールにてスケジュールと報告資料を共有。
開発メンバー全員 PL 日次 進捗管理ツールにてスケジュールと報告資料を共有。 

2.コミュニケーションルールの合意と認知

コミュニケーションルールを計画したら、ユーザーと合意形成をとり、プロジェクトメンバー全員にコミュニケーションルールを認知してもらいます。

3.コミュニケーションルールの実行

PMもしくはPLは、プロジェクトメンバーがルールを守っているかチェックして、コミュニケーションが円滑に進むように推進していきます。

計画しても失敗するケースもある

コミュニケーションルールを計画しただけでは、円滑にコミュニケーションが取れているとは言えません。

長期の大規模プロジェクトでは、ステークホルダーが多いため、コミュニケーションが上手く取れないメンバーが出てきてしまいます。

フェーズや状況によっては、コミュニケーションルールを見直すことも必要です。

 

コミュニケーションの質はプロジェクトの質

最初からコミュニケーションルールを計画しているプロジェクトは、少ないと思います。

小規模プロジェクトでは、プロジェクト関係者が少ないので、コミュニケーションをとれるだろうと考えがちですが、ルールが曖昧なため、統制がとれない現場を私は多く見てきました。

コミュニケーションの質はプロジェクトの質に大きく影響します。コミュニケーション計画を忘れてしまうプロジェクトも多々見られますが、忘れずに必ず計画に入れましょう。

 

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2019年02月13日 (水)

青山システムコンサルティング株式会社

渡辺也寸志