RPAツールを最大限活用するために

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最近、「RPA」という言葉を耳にすることが多くなってきました。
Robotic Process Automationの略で、主に定型業務を自動化する取組みのことを指します。

Roboticという言葉から、昨今話題の機械学習や人工知能を連想しますが、現在の技術水準で現実的に業務利用できるRPA製品のほとんどは、一定のルールに沿って自動処理するツールと考えると分かりやすいです。

あらかじめ業務内容を整理できていれば、RPAツールを最大限に活用して、効果的な業務の自動化を実現できます。
就業環境の改善や人件費の削減を実現するだけでなく、すでに喫緊の課題となりつつある労働者不足への対応策のひとつにもなり得ることでしょう。

RPAツール導入による効果と、活用のために必要なことを考えます。

RPAとは

ひとことで言うと、業務自動化の取組みです。

これを実現するためのアプリケーションなどの製品が、RPAツールです。
現在、人手で行っている定型作業をRPAツールに覚えさせることで、覚え込ませた作業を自動的に処理できるようになります。

たとえば、特定サイトからデータをダウンロードする処理を覚えさせた場合、そのサイトのレイアウトが変わっても、目的のデータファイルを探し出して、確実に取得できます。
多少の変化であれば、ツールが自動で画面構成を解析して、対象ファイルの位置を判断します。もし大幅な変更があった場合には、再度覚え込ませるようユーザーに要求してきます。

RPAツールの現状とこれから

対象の状態を柔軟に識別するためには、機械学習や人工知能などの関連技術を活用する必要があります。
現状のRPA製品を見る限りでは、ツールが柔軟に判断して自律学習していくというところまでは至っていません。
またユーザーが覚え込ませる作業に関しても、単純なものは業務部門の担当者でも可能と思われますが、細かな設定やメンテナンスには、ある程度のIT専門知識が必要です。

古くからある自動化ツール(キーボードマクロ等)に比べると、RPAツールができることは格段に増えています。
ツールの認識能力は向上し、ITの専門知識がなくてもある程度の設定ができるようになってきています。
業務内容によっては、ほとんど人の手を介さずに、ツールによる自動処理が可能になってきています。

そして将来、機械学習や人工知能といった技術は急速に進歩し、RPAが自律学習できるような水準にまで至ることは、想像に難くありません。
つまり、定型作業のほとんどをRPAに任せられるようになり、人がやらなくてはならない業務が大幅に削減されることが期待できます。

業務自動化によって得られること

RPAツールをうまく活用できれば、これまでと同じ作業量をこれまでよりも少ない人件費で賄えるようになります。

定型作業の減少により、作業者のケアレスミスやモチベーション低下を防げることや、過大な残業を減らして就業環境を改善することも期待できます。
作業の効率化によって削減できた分の人件費は、別の業務や新たな挑戦に投入することも可能です。
すでに、労働者不足は企業経営の課題となりつつあります。RPAによる業務自動化は、こうした課題への対応策のひとつになることも考えられます。

導入時に大切なこと

RPAを導入する際には、現状の業務内容を整理しておく必要があります。どの範囲を自動化するか、明確にするためです。

自動化する業務の範囲が明確でないと、RPA導入後に問題が発生する懸念があります。つまり、期待した導入効果を得られなかったり、逆に手間が増えてしまったりといったことが考えられます。
こういったことを避けるために、あらかじめビジネスプロセスを整理して、RPAによって自動化する部分と、人が作業する部分を切り分けておく必要があります。

業務フローなどでビジネスプロセスを整理することで、手間がかかっている部分や自動化に最適な範囲を分析できます。
ビジネスプロセスが明らかになっていれば、作業の属人化を避けることができ、RPAがうまく動作しなかった場合でも、問題への対処が容易になります。

RPAに任せられる業務を整理して、人の頭や身体でなければできない業務に経営資源を集中させることを検討してみてはいかがでしょうか。

2017年09月20日 (水)

青山システムコンサルティング株式会社

岩野晃久