そのシステムは“使えない”のか、“使えていない”のか？

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「このシステム、使い勝手が悪いんだよね。」このような声をよく耳にします。せっかく高価なシステムを導入しても、結局、部門共用のスプレッドシートや、各担当者のExcelなどに頼った運用になってしまうケースは少なくありません。結果として、業務は煩雑となり、システムを使っていることのメリットを見い出せないまま、「やっぱりこのシステムは現場には合わなかった」と結論づけてしまってはいないでしょうか。

しかし、本当にそのシステムは“使えない”のでしょうか？もしかすると、“使えていない”だけ、ということはないでしょうか？

より良いシステムを求めてインターネットや展示会で情報収集を始めると、魅力的な製品が目に留まります。現在利用しているシステムに不満があれば、「今のシステムよりもこっちの方が良さそうだ」と別なものに目が行きがちになるのも無理はありません。クラウドサービスの普及により、昔に比べるとシステム構築にかかる手間は軽減されました。製品の多様化も進み、新しいシステムへの乗り換えは、以前よりも身近で現実的な選択肢となっているのも確かです。

しかし、もし今のシステムが“使えない”のではなく、“使えていない”のだとしたら、乗り換えという選択肢は適切だと言えるでしょうか？例えば、以下のような状況に心当たりはありませんか？

• 前任者から教えてもらった使い方のまま使い続けている
• マスタ登録やデータの入力ルールが曖昧で、きちんと統一されていない
• マニュアルやメーカーサポートを利用していない、もしくはその存在を知らない
• 機能追加やアップデートの内容を把握していない
• 実は基本的な機能についての理解も怪しい・・・

これらの状況に心当たりがある場合、システムそのものに問題があるというより、運用方法や習熟度の問題である可能性があります。

「よくわからないからいっそゼロから作り直したい」という気持ちもわからなくはありません。その方が簡単なような気もします。しかし、運用や習熟度の問題であれば、新たなシステムを導入したとしても、結局同じ轍を踏むことになりかねません。むしろ、時間と費用をかけて新たなシステムに乗り換えるよりは、今のシステムを“使いこなす”ための改善に取り組む方が、より効率的な解決策になりえます。

まずは、現在使っているシステムのことを、メーカーサポートの活用や、社内勉強会の開催などで、今一度よく知ることから始めてみてはどうでしょうか？日頃感じている使いづらさも、実はちょっとした工夫や見直しで、解決できるものかもしれません。

2025年08月18日 (月)
青山システムコンサルティング株式会社
近藤直樹